PROJEKTVERWALTUNG
Projektliste
Management-übersicht
Programm-Management
Mein Dashboard
PROJEKT-DASHBOARD
Projekt-aufgaben
Arbeitspakete
Phasen & Meilensteine
Ablauf- und Terminplanung
Risiko-management
Aufwand & Kosten
Projekt-strukturplan
Informations- und Berichtswesen
Entdecken Sie die wichtigsten
Funktionen von PM Cockpit
TOOLS
Prozess-konfiguration
Unternehmens-einstellungen
Organisations-planung
Berechtigungen
Import-Funktion
Datensicherung
Benach-richtigungen
Mehr-
sprachigkeit
Prozesskonfiguration
Die Prozesskonfiguration stellt den gesamten Projektmanagement-Prozess dar und dient dazu, diesen selbstständig festzulegen und auf das Unternehmen zu individualisieren.
Unterschiedliche Projektarten können hier definiert werden, wie auch unterschiedliche Projektgrößen und deren Phasen bestimmt werden können.
Da Projekte gleichartig in der Organisation durchgeführt werden, vereinfachen einheitliche Projektmanagement-Prozesse die zukünftige Projektarbeit. Die selbst definierten Phasen
und Prozessschritte sind jeder Zeit durch
den Konfigurator zentral anpassbar.
Im Hauptprozes-Editor stehen, neben der standard-
mäßigen SharePoint-Listen und Dokument-Bibliotheken, verschiedene Module mit speziellen Funktionen
zur Verfügung – eigens für PM Cockpit entwickelt:
-
Phasen & Meilensteine
-
Risikomanagement
-
Aufwand & Kosten
-
Stakeholder
-
Arbeitspakete
-
Ablauf- und
Terminplanung
-
Informations- und
Berichtswesen
Der Zugriff und die Sichtbarkeit der einzelnen
Prozessschritte kann auf die unterschiedlichen
Projektrollen angepasst werden.
Unternehmenseinstellungen
PM Cockpit übergreifend können folgende Grundeinstellungen vorgenommen werden:
-
Währung
Definieren Sie die Währungseinheit,
in der Beträge dargestellt und verrechnet werden sollen.
-
Projektnummern automatisieren
Definieren Sie, ob Projektnummern automatisch oder manuell für Projekte erzeugt werden sollen.
-
Schwellenwerte
Definieren Sie die Schwellenwerte,
ab wann Abweichungen in Statusanzeigen angegeben werden sollen.
-
Projektliste
Definieren Sie die Anzahl angezeigter Projekte in der Projektliste.
Mehrsprachigkeit
Beim Anlegen eines Projekts kann
die Projektsprache definiert werden.
Die Definition der Projektsprache führt
dazu, dass alle Projektmanagement-
Vorlagen in allen Prozessschritten in
dieser Sprache angeboten werden.
Standardmäßig wird PM Cockpit
in Englisch und Deutsch ausgegeben.
In internationalen Projekten wird damit sicher-gestellt, dass Beteiligte die Projektdokumente nicht in unterschiedlichen Sprachen ausfüllen.
Darüber hinaus gibt es noch die Möglichkeit die Sprache des gesamten PM Cockpit in SharePoint anzupassen.
Berechtigungen
Die Rechte an einem Projekt, Funktionen oder
auch einzelnen Arbeitspaketen werden innerhalb
des PM Cockpit durch Berechtigungen definiert.
Diese Berechtigungen werden von unterschiedlichen Gruppen oder Rollen wie dem Projektmanagement
Office, dem Projektleiter oder auch durch den Arbeitspaketverantwortlichen erteilt.
Zusätzlich bietet PM Cockpit die Möglichkeit,
die Erreichbarkeit und Sichtbarkeit auf Programm-,
Projekt- als auch auf Dokumenten-Ebene
rollenbasiert zu steuern oder einzuschränken.
Projektmanagement Office
Mitglieder dieser Gruppe sind für
die Konfiguration, Verwaltung und
die Anpassungen des PM Cockpit
auf unternehmensspezifische
Belange verantwortlich.
Außerdem besitzen sie die Fähigkeit Projektvorschläge zu einem Projekt zu überführen als auch die Eigenschaften der vorgeschlagenen Projekte zu bearbeiten.
Projektleiter
Ausgehend vom Projektmanagement Office bekommt der Projektleiter,
wie auch dessen Stellvertreter, die Leitung eines oder mehrerer Projekte übertragen. Innerhalb dieses Projekts oder dieser Projekte hat der Projekt-leiter sämtliche Rechte und die Möglichkeit, weitere Rollen und Projektmitglieder zu definieren.
Natürlich hat er auch Zugriff auf alle Daten und Dokumente, die unterhalb des Projekts erzeugt wurden.
Projektmitarbeiter
Alle bereit stehenden Projektmitglie-
der werden von der Projektleitung
für bestimmte Projekte definiert und somit eine komplette Organisations-struktur aufgebaut. Diese Projekt-mitglieder bekommen vorerst generell einen „lesenden Zugriff“
auf das Projekt.
Projektmitarbeiter können weiteren Rollengruppen mit erweiterten Berechtigungen zugeordnet werden:
-
Programm-Manager
-
Vorhaben-Verantwortlicher
-
Arbeitspaket-Verantwortlicher
Weiter können selbstdefinierte Rollengruppen vom PMO
vorgegeben werden.
Organisationsplanung
In der globalen Organisationsplanung kann man
die Struktur der Organisation bereichsübergreifend vordefinieren. Zusätzlich können hier auch die Berechtigungsrollen und deren Projektmitglieder definiert und per Drag&Drop zugewiesen werden.
Während der Initialisierung eines neuen Projekts vereinfacht dies die Festlegung der Organisations-struktur, da sie nicht jedes Mal aufs Neue manuell für unterschiedliche Projektarten definiert werden muss.
Um den hierarchischen Aufbau einer Organisation visuell zu veranschaulichen, kann automatisch ein dazugehöriges Organigramm per Klick dargestellt werden.
Benachrichtigungen
In den Benachrichtigungs-Einstellungen können
alle Projektbeteiligten bestimmen, über welche Statusmeldungen und Projektaktivitäten sie
informiert werden möchten.
Die Projektbeteiligten fühlen sich eingebunden und sie werden nur informiert, wenn tatsächlich etwas an den für
sie interessanten Elementen im Projekt passiert.
Import-Funktion
Mithilfe der Import-Funktion ist man in der Lage sämtliche Projekte – einschließlich ihrer Informationen und Daten – aus externer Software zu importieren.
Alle Projekte werden in PM Cockpit erfasst und
man hat die Möglichkeit auszuwählen, welche Projekte über gesicherte Ports übertragen werden sollen.
Man muss also nicht auf die gewohnte Projektarbeit
mit anderen Systemen verzichten und gewinnt durch
das Importieren von Projekten eine praktische Gelegenheit diese in PM Cockpit fortzuführen.
TRUECARE OfficeExtender
Die Projekteigenschaften werden auf Knopfdruck über den TRUECARE Office Extender in Word- oder Excel-Dokumente geschrieben.
Somit erhält jedes Projektdokument die nötigen Projektparameter, ohne dass die Projektmitarbeiter ständig die Informationen neu in
die einzelnen Dokumente eingeben müssen.
Eine entlastende Alternative, um sich auf das Wesentliche
der Projektarbeit zu konzentrieren.
In den Optionen der Datensicherung kann
der aktuelle Stand der Projekte gesichert,
vergangene Status wiederhergestellt und
übergreifende Sicherungseinstellungen
bearbeitet werden.
Darunter findet man die Einstellungen wie
viele Sicherungsversionen angelegt werden sollen,
als auch wie oft – ob täglich oder wöchentlich –
eine Sicherung durchgeführt werden soll.
Datensicherung
Projekte werden somit durchgehend gesichert und können daher nicht in
PM Cockpit verloren gehen.
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Arbeitspakete
Phasen & Meilensteine
Ablauf- und Terminplanung
Risiko-management
Aufwand & Kosten
Projekt-strukturplan
Informations- und Berichtswesen
Entdecken Sie die wichtigsten
Funktionen von PM Cockpit
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Prozess-konfiguration
Unternehmens-einstellungen
Organisations-planung
Berechtigungen
Import-Funktion
Datensicherung
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